Waarom een facilitator inhuren?

Is het inhuren van een dagvoorzitter/ facilitator een verstandige investering? Wat zijn de voordelen? Zijn er ook nadelen?

• Soms denkt men: ‘Die bijeenkomst leiden kan Henk van de afdeling communicatie wel’. Maar het is een vak. Vrijwel iedere cabaretier, journalist of Bekende Nederlander biedt zich tegenwoordig hiervoor aan, maar zorg dat degene die u vraagt past bij uw doel: qua inhoud, vakmanschap en ervaring!
• De taken zijn: een voorgesprek bij de klant, inlezen op de materie, voorbereidende teksten maken, vragen opstellen voor discussie en de dag zelf voorzitten.  Van belang is de juiste persoon op de juiste plaats. Een BN’er is niet altijd een goede dagvoorzitter. Wat wilt u dat de dagvoorzitter toevoegt? Inhoud, sfeer, energie, vaart, humor, een combinatie van deze zaken? Bespreek dit voordat u de deal sluit.

Voordelen van een externe facilitator

1. De persoon staat buiten de cultuur van het bedrijf of de sector en kan daardoor dingen zeggen, of vragen die anders niet gezegd of gevraagd zouden worden: de openbreek-functie.
2. De persoon voelt aan hoe de sfeer in de zaal is en kan ingrijpen als het te saai wordt, of als het onhelder wordt, of als er adders onder het gras voelbaar worden: energiemanagement.
3. Een goede dagvoorzitter kan goed presenteren –pakt de aandacht- en kan tevens scherp inhoudelijk denken: dit zet de dag meteen goed op de rails en voorkomt wegdrijven van het thema.
4. De dagvoorzitter inspireert en steunt de organisatie binnen het thema van de dag.
5. De dagvoorzitter is feitelijk een vertegenwoordiger van de maatschappij: het algemeen belang van de bijeenkomst wordt door diens aanwezigheid groter.

Nadelen

U neemt altijd een risico met het inhuren van iemand. Stem daarom voordat u de deal sluit doel en middel met elkaar af. Een goede professional zegt het als hij/zij niet de juiste persoon op de juiste plaats is. Ik doe dat zeker, want het gaat om uw bijeenkomst.